क्रय आदेश में निर्धारित शर्तों के अनुसार बिल के साथ सभी दस्तावेज जैसे टैक्स इन्वायस, ईडी गेट पास, ढुलाई के लिए सर्विस टैक्स घोषणा, निरीक्षण प्रमाणपत्र (पीआरसी भुगतान के मामले में), जाँच प्रमाणपत्र, गारंटी/वारंटी प्रमाणपत्र, अनुबंध पत्र आदि मूल रूप में संलग्न किए जाएं ।
क्रय आदेश की शर्तों की तुलना में बिल में किसी प्रकार के अंतर की स्थिति में, बिल प्रस्तुत करने से पहले ऐसे अंतर के लिए आवश्यक संशोधन प्राप्त किया जाए । क्रय आदेश में दी गई शर्तों, के अनुसार माल भाड़ा प्रभार से संबंधित प्रलेखी साक्ष्य यदि कोई हो तो, प्रस्तुत किया जाना चाहिए ।
निर्धारित दिनांक के बाद प्रेषिति द्वारा सामग्री की प्राप्ति होने के मामले में, बिल प्रस्तुत करने से पहले, सुपुर्दगी दिनांक बढ़ाने संबंधी संशोधन के लिए क्रेता से अनुमोदन अवश्य प्राप्त किया जाना चाहिए ।
जब कभी क्रय आदेश में प्रतिभूति जमा राशि की शर्त हो तो, बिल प्रस्तुत करने से पहले प्रतिभूति जमा राशि का भुगतान कर दिया जाना चाहिए, अन्यथा इसकी वसूली बिल में से की जाएगी । सभी मामलों में, प्रतिभूति जमा राशि की वापसी दावा के लिए भंडार नियंत्रक को आवेदन करें ।
क्रय आदेश की शर्तों के अनुसार निष्पादन गारंटी बॉन्ड प्रस्तुत किए जाने के मामले में, बिल प्रस्तुत करने से पहले इसे आवश्यक कार्रवाई हेतु पहले से भंडार विभाग में प्रस्तुत किया जाए ।
यदि क्रय आदेश में ईएफटी विवरण का उल्लेख नहीं हो तो, निर्धारित प्रपत्र+ में प्रथम बिल के साथ पूर्ण ईएफटी विवरण प्रदान किया जाए । यदि दर(rate) में बिक्री कर शामिल हो अथवा बिल में अलग से दावा किया गया हो तो, बिल पर निम्नलिखित प्रमाणपत्र अवश्य रिकार्ड किया जाए ।
मोडवैट (MODVAT) वाले मामले में, मोडवैट योजना के तहत, ड्यूटी सेट ऑफ, यदि कोई, का पूरा लाभ उठाने हेतु प्रत्येक बिल के साथ एक घोषणा पत्र के साथ रेलवे को भेजें ।
वैट वाले मामले में, ऑफर प्रस्तुत करने के उपरांत वैट के अधीन आपूर्तिकर्ता को अतिरिक्त सेट ऑफ प्राप्त कर सकता है । इसलिए, आपूर्तिकर्ता द्वारा बिल के साथ निम्नलिखित प्रपत्र में वैट प्रमाणपत्र संलग्न किया जाए । अतिरिक्त लाभ प्राप्ति न होने के मामले में अतिरिक्त लाभ की राशि के लिए दिए गए स्थान पर ’’शून्य’’ (NIL) भरा जाए । ’’ हम एतद् द्वारा घोषणा करते हैं कि रुपये …................ अतिरिक्त सेट ऑफ/इनपुट टैक्स क्रेडिट प्राप्त हुआ है और तदनुसार उसे क्रेता को दिया जा रहा है तथा भुगतान योग्य राशि का समायोजन
किया जाए । ’’
